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 檔案技術
檔案保護技術學
作者:周口市檔案局  更新時間:2012-5-24

檔案保護技術學是根據檔案制成材料損壞規律,采取科學保護檔案的技術方法的一門學科。檔案保護的任務是最大限度地延長檔案壽命。
檔案保護技術的內容包括兩個部分:一是檔案制成材料損壞規律;二是保護檔案的技術方法。
一、檔案保護技術的基本指導思想
在檔案保護技術工作中應貫徹“以防為主,防治結合”的基本指導思想。其中防的目的是防止或減少外界不利環境條件對檔案制成材料的破壞,保證檔案完好無損。治的目的是對已經遭到損壞的檔案制成材料進行人為的修復,使它盡可能地恢復原貌,不再損壞下去。
堅持“以防為主,防治結合”基本指導思想的原因:
第一,目前檔案部門保存的檔案大量沒有損壞,所以怎樣減緩其損壞是重點,只有做好預防工作,才能減少治理工作的任務,這是檔案保護工作的首要任務。如果只重視治理工作而忽視預防工作,就會造成治不勝治的現象。
檔案是歷史的真實記錄,不僅內容,而且各種標記都是歷史痕跡,一旦遭到損壞,很難使其恢復原貌。這就要求檔案保護部門采取科學的保護措施,減緩檔案制成材料的損壞速度,最大限度地延長檔案壽命。
第二,檔案保護部門在檔案保護工作中強調以防為主,并不是說治理工作就不重要了。檔案制成材料是物質材料,是在不斷變化之的,總有一天會損壞的。檔案制成材料如果遭到損壞,不及時采取治理措施就會使損壞繼續蔓延,一些珍貴的檔案無法挽救。因此,治理工作的任務在檔案保護技術中是永遠存在的。
“防”和“治”是檔案保護技術中不可缺少的兩個方面,必須貫徹執行。
二、常見字跡的耐久性
字跡材料的種類繁多,成分復雜,耐久性也不盡相同。但不論是哪種字跡材料,其耐久性都是由兩個因素決定的,一是字跡的色素成分,二是字跡色素成分與紙張的結合方式。
(一) 最耐久的字跡材料有:墨、墨汁、碳素墨水等。
(二) 比較耐久的字跡材料有:藍黑墨水、印泥、科技藍圖鐵鹽線條等。
(三) 不耐久的字跡材料有:鉛筆、紅藍墨水、圓珠筆、復寫紙、科技藍圖重氮鹽線條等。
(四) 影響字跡材料耐久性的環境因素
    字跡材料的耐久性除了由本身特性決定以外,還與外界因素有關,各種有害因素會從各方面加速字跡材料的損壞,影響其耐久性。
1.高溫
高溫會使耐熱性較差的字跡材料發生油滲擴散現象。如圓珠筆、復寫紙字跡。高溫還會促使字跡色素成分與一些物質發生化學反應,使字跡退色。 
2.潮濕
空氣潮濕會使耐水性差的字跡材料發生擴散退色。如純藍墨水、紅墨水。當庫房潮濕,紙張含水量大時,這些耐水性差的字跡就會發生洇化擴散現象,嚴重的還會退色,無法閱讀。
    3.光
光是引起字跡發生退色的主要因素,遭受光照過的字跡,光的破壞作用在很長時間內都是存在的。
    4.有害氣體
    檔案字跡形成后,在保管和利用過程中受到空氣中污染物二氧化硫、二氧化氮、一氧化氮、氯氣、硫化氫等酸性有害氣體的影響,使耐酸性差的字跡遭到破壞。
    5.灰塵
    空氣中的灰塵粘附在檔案上,會將字跡遮蓋而使字跡模糊不清,可視性下降。在整理、保存、利用過程中,落在紙張上的灰塵會增加對檔案紙張的磨擦,直接影響字跡的清晰度。對于牢固性差的鉛筆字跡,則更容易被磨擦掉。另外,灰塵中還含有酸性或堿性物質,易引起字跡色素發生化學變化,造成字跡退色。
6.霉菌
霉菌在生長過程中,吸收營養時,會分泌出某種色素或其他有機物質如有機酸等。分泌的色素使檔案染色,會在檔案紙張上留下各種顏色的霉斑,嚴重時遮蓋字跡,無法閱讀。有機酸在檔案上積累,會增加檔案紙張的酸度,使耐酸性差的字跡退色。
總之,影響檔案字跡材料耐久性的因素很多,為了最大限度地保持字跡材料的耐久性,延長檔案的壽命,必須采取防護措施。
三、不適宜的溫濕度對檔案耐久性的影響
檔案紙張由于存放年深日久而緩慢變質,這種變化過程稱為自然老化。高溫、潮濕、低溫和干燥對檔案的破壞作用是很緩慢的,我們肉眼感覺不到,但日積月累,不適宜的溫濕度對紙質檔案的危害就表現出來。因此,我們平時在保護檔案時,就要控制與調節庫房溫濕度,防止檔案遭到損害。
(一) 不適宜的溫度對紙質檔案的破壞作用
1.高溫對紙質檔案制成材料的破壞作用
(1)高溫會加速紙張的熱老化作用。
當檔案受到熱的作用時,紙張會產生熱老化,其老化程度隨著溫度升高而加劇。檔案紙張熱老化作用有以下兩個方面:一方面紙張脫水、強度下降。另一方面加速紙張中各種化學反應的進行。一般化學反應的速度隨溫度升高而加快。
(2)高溫會使耐熱性差的復寫紙、圓珠筆等字跡發生油滲擴散現象。
(3)高溫有利于危害檔案有害生物的生長與繁殖。
庫內溫度過高,將會有利于危害檔案有害生物的生長繁殖,給檔案制成材料帶來很大破壞作用。
2.低溫對紙質檔案制成材料的破壞作用
庫房溫度低會減緩檔案制成材料因不利因素引起的各種化學反應的速度,而不易發霉生蟲。一般來講,溫度低一些有利于檔案制成材料的耐久性。但并不是說檔案庫房內溫度愈低愈好,紙張中的水分在一定條件下能提高紙張的耐久性。檔案紙張只有在保持正常含水量時,才能獲得理想強度。如果溫度過低,降到冰點以下,紙張中的水分會發生冰結現象,使其內部結構遭到破壞,強度下降,影響檔案紙張的耐久性。
(二)不適宜的濕度對紙質檔案的破壞作用
1.潮濕對紙質檔案制成材料的破壞作用
(1)潮濕會加速各種有害物質對檔案紙張的破壞作用。若長時間將紙質檔案置于潮濕環境中,紙質檔案很容易粘結在一起,而形成“檔案磚”。
(2)潮濕會使耐水性較差的純藍墨水、紅墨水等字跡洇化退色。
(3)潮濕有利于危害檔案有害生物的生長和繁殖。
(4)潮濕可以加劇空氣中有害物質對檔案的破壞作用。
2.干燥對紙質檔案制成材料的破壞作用
如果檔案庫房內濕度太低,檔案紙張中的水分蒸發過渡,不能保持正常的含水量,這樣會使纖維內部結構遭到破壞,纖維變硬、變脆,柔性和強度下降。
總之,檔案庫房溫度過高或過低,濕度太大或太小,都會影響檔案制成材料的耐久性。因此,必須對檔案庫房的溫濕度進行控制與調節,盡量使其保持在一個合適的范圍內,最大限度地延長紙張檔案的壽命。
(三)檔案庫房溫濕度的標準
中華人民共和國建筑行業標準《檔案館建筑設計規范》(JGJ25—2000)規定檔案庫房溫、濕度范圍:溫度14℃~24℃,相對濕度45%~60%,采暖期溫度≥14℃,相對濕度≥45%;夏季溫度≤24℃,相對濕度≤60%。在選定溫、濕度后,每晝夜波動幅度要求不得大于±2℃,相對濕度不得大于±5%。
    (四)調控檔案庫房溫濕度的方法
河南地處我國中東部的中緯度內陸地區,受太陽輻射、東亞季風環流、地理條件等因素的綜合影響,氣候為北亞熱帶向暖溫帶氣候過渡的大陸性季風氣候。河南氣候總體上具有四季分明、雨熱同期、復雜多樣的基本特點。其中四季分明是大陸性季風氣候的最主要特色。隨著一年內冬、春、夏、秋的更替,四季氣候明顯各異。具有冬季寒冷少雨雪,夏季炎熱降水多的特點。根據河南省氣候特征,檔案部門應有針對性地采取調控溫濕度措施。
1.冬季增溫和加濕
冬季12月至次年的2月,河南境內盛行寒冷、干燥的北冬季風,氣溫低,降水少。最冷的1月平均氣溫全省在-2℃~2℃之間,季平均極端氣溫最低達-17℃~-11℃。季降水日數歷年平均8天~25天,占年降水日數的10%~20%,降水量僅為年降水量的10%。低溫、少雨使得空氣干燥。全省1月份空氣的相對濕度在50%~70%之間 ,最低時僅有10%左右,冬季是一年中最干燥的季節。針對河南冬季寒冷、干燥的特點。檔案部門應采取增溫和增濕措施。
(1)增溫方法
增溫最理想的方法是采用空調設備,就是把需要送入庫房的空氣經過加熱器加熱后送入庫房,從而提高庫房的溫度。這種增溫方法的優點是庫內升溫比較均勻,安全可靠。缺點是費用較高。目前我國除少數大型檔案館外,大部分檔案庫房還沒有條件用空調設備增溫。
檔案庫房普遍采用暖氣進行局部加熱增溫的方法。暖氣主要有水暖和氣暖兩種。水暖升溫緩和,保持時間長,但暖氣片損壞時易漏水;氣暖升溫快,熱能利用高,基本上能使庫內溫度達到要求。如果檔案庫房有走廊,最好將暖氣安裝在走廊內,通過加熱走廊的空氣使之與庫內空氣交換,這種方法經濟、效果好,還可避免因暖氣設備損壞,出現漏水現象而損壞檔案制成材料。
檔案庫房禁止使用爐火、炭火對庫房局部增溫。一方面易引起火災;另一方面溫度高,所釋放的大量灰塵和有害氣體會間接對檔案產生危害。
(2)加濕方法
加濕的方法就是通過增加庫房內空氣含水蒸氣的量,即增加絕對濕度,使庫內相對濕度升高。
加濕最簡單的方法是在庫內設置敞口盛水容器;地面鋪濕草墊;直接向庫房地面灑水。這些方法雖然簡便經濟,但加濕速度較慢,占地面積較大。
檔案庫房比較理想的加濕方法是采用增濕機進行。
2.夏季降溫和減濕
夏季6月至8月,河南境內盛行溫暖、濕潤的偏南夏季風,氣溫高,降水多。季內最熱的7月平均氣溫全省大部為26℃~27℃,年極端最高氣溫多出現在六七月份,年平均極端最高氣溫大多在37℃~39℃左右,全省大部分地區出現過極端最高氣溫在40℃以上的記錄,有些地方甚至出現極端最高氣溫高于44℃以上。
夏季為河南降水最多季節,季降水日數各地差別不大,一般在30天~35天,季降水量占年降水量的40%~65%。夏季降水強度大,多大雨和暴雨。針對河南省夏季雨熱同期的特點,檔案部門應注意采取降溫和去濕措施。
(1)降溫方法
使用空調設備是比較理想的降溫設備。檔案庫房也可從庫房建筑入手,杜絕或減少庫房內熱量的來源。如正確地選擇館址、使用隔熱材料等,提高檔案庫房建筑的隔熱效果。
    (2)減濕方法
減濕的方法很多,20世紀50年代~60年代用吸濕劑,如放木炭、生石灰等,實踐證明,這種方法吸濕效果不理想,因為放置有限,靜態吸收慢,調換麻煩,并且容易污染檔案。
目前,減濕主要采用冷卻減濕和吸濕劑減濕。
①制冷去濕機減濕
制冷去濕機減濕是用冷凍的方法使通過機器的空氣溫度降到露點溫度以下,將空氣中的一部分水蒸氣凝析出來,達到去濕的目的。
 制冷去濕機的優點:
第一, 去濕性能穩定可靠,可以連續降濕,使用管理比較方便。
第二, 除濕效果好。只要去濕機工作環境溫度為15℃~35℃,相對濕度40%~95%,都能達到比較好的去濕效果。
制冷去濕機的缺點:
第一,開機一定時間后,庫房的溫度會增加2℃~3℃。
第二,制冷去濕機不適合低溫降濕。如果環境溫度較低,有可能在蒸發器管子表面結析的不是水而是霜,從而影響了降濕效果。
②吸濕劑減濕
吸濕劑是指能夠吸附或吸收空氣中水分的物質。日前檔案部門主要采用氯化鈣吸濕劑和硅膠吸濕劑。
 氯化鈣。具有吸濕性強的特點,每公斤氯化鈣可吸水1300克~1500克,吸水前是晶體,吸水后為液體,目前有的檔案館利用氯化鈣可以吸收空氣中水分的原理做成氯化鈣吸濕裝置。即用一個沒有蓋子的木箱,箱子兩端是紗窗,在箱子內用木條分成格子,格子上放一個裝有氯化鈣的竹簍,并在箱的底部放一個瓷盤,氯化鈣吸收空氣中水分后變成液體,流入瓷盤中。在箱子的一端裝有電扇,使庫內空氣不斷流過氯化鈣,使靜態吸濕變成動態吸濕,提高了氯化鈣的吸濕能力。
硅膠。是一種無毒、無臭、無腐蝕性的固體,半透明結晶多孔狀,不溶于水。硅膠的孔隙率為70%,每公斤硅膠能吸水100克。其優點是吸水后仍是固體,而且無腐蝕作用,使用時可把硅膠裝入布袋中掛在柜子里。因硅膠價格昂貴,一般僅適用于小范圍珍貴的檔案減濕。
目前市場上出售的有變色硅膠和不變色硅膠兩種。檔案部門使用硅膠吸濕時,因變色硅膠價格高,可用變色硅膠作為不變色硅膠的指示劑。變色硅膠吸水后由藍色變為淡藍色,再變為紫紅,最后變為紅色。
3.密閉
當檔案庫房內溫濕度符合檔案保護條件時,采用密閉方法可以防止或減緩庫外不適宜的溫濕度對庫內的影響,盡量使庫內的溫濕度處于穩定狀態。同時,檔案庫房溫濕度如果不適合檔案保護條件時,則必須采取相應的調節措施,在采取調節措施后必須與密閉結合,才能使經過調節改善了的庫房內溫濕度狀況保持穩定。否則,不僅影響調節措施的效果,也會增加管理費用。因此,密閉對檔案庫房溫濕度調控有重要意義。不管采取什么措施調控庫房溫濕度都要和密閉結合起來。
檔案庫房密閉的重點是門窗。考慮到庫房自然通風的需要,門窗、通風孔應盡量做到密閉時不透氣,需要時可敞開。庫房的密閉可以分成兩種類型:一種是永久性密閉,封閉部分窗戶為了美觀起見,在窗戶外做裝飾性假窗,除留必要的門窗通風和采光之外,多余的門窗應永久性密閉。另一種是暫時性密閉,可以根據實際情況靈活地進行,需要密閉時能夠密閉,需要通風時又可以打開。這種暫時性密閉又可分為三種情況:
第一, 庫房密閉。如果門窗過大,縫隙過多,可在木門窗的邊沿用絨布條、毛氈條鑲嵌,鐵門窗可以用橡皮條鑲嵌,其他縫隙可用防潮紙、環氧樹脂粘結劑加以密封。
第二,箱柜密閉。對于部分利用率較低或很珍貴的檔案,可用箱柜密封進行保存。一般在溫濕度適合的條件下,將盛有檔案的箱、柜用紙條和膠布嚴密地封起來,可以起到隔絕外界潮濕空氣的作用。
第三,檔案密封。
4.通風
通風是根據空氣流動的規律,有計劃地交換庫內外空氣,以達到調節庫房內空氣溫濕度的一種措施。通風是調節庫房內空氣溫濕度的簡便、易行、收效快、較經濟的一種有效方法。
通風的方式有兩種,一種是自然通風,一種是機械通風。
(2通風調節庫房溫濕度時應注意的事項
第一,根據以上原則調節庫內溫濕度時,要注意天氣的選擇,不能在雨后一二個晴天內通風,同時還要注意一天中的時間選擇。若通風是為了降濕最好是在早晨,因為早晨庫外絕對濕度最低。
第二,通風要與密閉等控制手段結合起來。此外進出口的設置要適當,防止出現死角。
第三,注意防塵,防有害氣體、防蟲、防鼠。在通風處要設過濾、凈化裝置,若以門窗為通風口,應裝有紗門、紗窗。
第四,在通風過程中,應隨時監測,一旦庫內空氣不符和通風的一般原則時,應立即停止通風。若庫內外溫濕度相差過大時,通風時要緩慢,或停止通風,以免造成庫內溫濕度波動太大。
第五,通風中應嚴防庫內結露。
四、檔案庫房防光、防有害氣體與防塵
(一) 防光措施
太陽光中,紫外線雖然占的比例小,但光的能量卻很大,對檔案有很大的破壞作用,所以檔案庫房防光主要是防紫外線
1.防止陽光的直接照射
(1)庫房窗戶的設置要適當
目前在建筑檔案庫房時既要考慮適用,又要照顧到美觀。窗戶是日光進入檔案庫房內的主要通道,設置窗戶時首先應注意窗戶的朝向。在同樣條件下,夏季不同朝向的窗戶透過太陽的輻射強度不同,一般以西向和東向透過太陽輻射強度最大。因此檔案庫房的西向和東向不宜設窗,南北方向要少設窗,設窄窗,庫房窗洞與墻體面積比為1:10。此外,檔案柜架要與窗成垂直方向排列,防止陽光直射在檔案柜架上。
    2.設置遮陽措施
常用的遮陽措施可分為內遮陽和外遮陽。
(1)內遮陽。主要有百葉窗、簾幕、活動擋板等。內遮陽的顏色越淺,反射率越高,遮陽效率就越高。
(2)外遮陽。主要有遮棚、百葉窗、遮陽板等。遮陽板可采用水平式、垂直式、綜合式、擋板式四種方式,見圖4.1。外遮陽的顏色越暗,透過率越低,遮陽效率越好。
因為內遮陽是在太陽輻射透過窗玻璃后才起遮擋作用,而外遮陽是在太陽輻射到達窗戶之前被遮擋。就隔熱防光效果看,外遮陽優于內遮陽。
3.對庫房的窗戶采取防光措施
(1)把單層窗改為雙層窗,選用毛玻璃、花紋玻璃等,因其表面粗糙不平,對光線可產生重復反射,從而減少了透過量。也可選用吸熱玻璃或茶色玻璃代替普通玻璃等,均能在一定程度上減少進入庫房內光的透過量。
(2)用白鉛粉和桐油混合(2:1比例),用汽油稀釋,涂在玻璃上,可以過濾掉一定數量的紫外線。
4.選擇適宜的庫內光源
為了防止或減少庫內人工光源中的紫外線,庫房內使用人工光源時,以用白熾燈即普通鎢絲燈為好,不宜使用日光燈,因為日光燈發射出的紫外線比白熾燈多。
5.在庫房窗戶玻璃和日光燈管壁上涂布紫外線吸收劑 
中國科學院化學研究所研制的KH—1型紫外線涂料和簿膜。其優點是:
(1)性能穩定,透光性和濾光性好。
(2)操作簡便,且具有可逆性。
6.減少檔案利用過程中光的輻射強度與作用時間。
在利用檔案過程中必須注意防光,應盡量避免在強光下長時間利用檔案。目前復印技術在檔案部門中的應用較為普遍,多次復印對檔案的損傷是相當嚴重的。所以應盡量減少利用原件復印的次數,可用復印件代替原件進行再復印。在舉辦檔案展覽或提供利用時,對較珍貴的檔案應以復印件代替原件,必須使用原件時應采取必要的限光和濾光措施。
    7.避光保存
目前檔案部門普遍采取的檔案柜、箱、盒、袋等保存方法,均能在一定程度上起到避光作用。當庫房內不需要采光時,應將光源關閉。
(二)防有害氣體和灰塵
環境污染物質種類很多,已經引起人們注意的約有100多種。這些污染物不僅危害人類及動植物,也是危害檔案制成材料耐久性的重要因素之一。
河南省因受地貌、氣候影響,春季3月~5月風沙嚴重。因此,河南省的檔案部門在加強防有害氣體對檔案的危害同時,春季重點還要做好防塵工作。
1.正確選擇庫房地址
選擇環境好的地址建造檔案庫房,是防止污染最有效而經濟的辦法。向城建部門了解城市布局情況,庫址應選在工業區的上風處,避免把庫房選在工業區、大居民點或繁華的街道上,以減少有害氣體與灰塵對檔案的影響。
2.檔案庫房采取密閉措施
庫房采取密閉的方法以減少有害氣體和灰塵的危害,一般庫房門窗不留孔洞縫隙,同時也可用檔案裝具如箱、柜、盒、卷皮等對檔案進行多層密閉,還可以利用熱壓或浸潤法把高聚物材料覆加到檔案上使之成為一層保護膜。
3.綠化庫房周邊和庫內環境
  4.過濾和凈化空氣
凈化檔案庫房空氣一般用活性炭,活性炭內部有許多極細小的孔隙,具有很強的吸附性。在正常條件下,活性炭所吸收的物質等于自身重量的15%~20%,當達到這種程度時,就要更換活性炭。據測定,1克活性炭在一般情況下能吸收0.15克~0.2克的有害氣體。
過濾空氣主要是除去灰塵。凈化和過濾常常和空調設備結合起來使用,達到既除塵又保持恒溫恒濕的目的。
5.防止庫房內表面起塵
檔案庫房建筑內表面應選用質地堅硬,耐磨易清洗的材料作為圍護結構的面層,有利于防止建筑物內表面起塵。庫房最好采用水磨石地面,不要使用水泥和磚等做地面,以免起塵。也可在庫房內表面涂一層高分子涂料如聚胺酯、聚氯乙稀等,使庫房內表面油滑光亮,起到防塵作用。
6.建立嚴格的規章制度
檔案制成材料入庫和工作人員在庫內活動也是庫內的主要塵源。檔案制成材料入庫前要進行除塵處理,進入庫房的工作人員應換工作服和拖鞋。此外,可在庫房的入口處加設吹淋室,用以吹除進入庫房的檔案制成材料表面附著的灰塵。
7.注意特殊天氣狀況,采取合理措施
從2001年3月起,我國開始對揚塵和沙塵暴天氣實行預報,對未來天氣情況進行了解。
在揚沙和沙塵暴天氣出現時,應減少檔案館(室)開放時間,或將檔案館(室)密閉起來,待揚沙天氣過后,再進行開放
五、防霉、防蟲
(一)防霉
由于微生物具有分布廣泛,繁殖迅速,代謝旺盛,適應性強,對檔案材料產生強烈的危害作用,所以必須采取預防措施。
1.嚴格控制庫內溫濕度,保持溫濕度穩定
2.保持庫內清潔
微生物常常是由灰塵傳播的,所以保持庫房清潔,可大大減少微生物危害檔案的可能。為了庫房清潔,要經常清除庫房、裝具、設備、檔案中的灰塵,及時清理室內垃圾。
3.減少微生物侵入庫內
應避免微生物進入庫房。對于受了菌害的檔案,必須進行消毒處理后方可入庫。搞好庫房周圍環境衛生也是減少微生物侵入庫內的重要措施。
4.使用安全有效的防霉劑
檔案庫房的防霉劑應符合如下要求:抗菌效力高,即低濃度就有抑菌和殺菌作用;毒性小,對人的安全性好;穩定性好,有效期長,在較長時間內不易分解;無副作用,對檔案制成材料無影響。
防霉劑的使用方法很多,可配制成溶液噴灑在庫內空間和四壁;可讓某種固體載體吸附,使其徐放揮發;可將防霉劑加在塑料成分內制成薄膜,用以保護檔案。
常用的防霉劑有以下幾種。
(1)香葉醇長效抗霉靈。
(2)對硝基苯酚
(3)鄰位苯基苯酚
(4)防霉劑A4和TBZ
(5)生物抑制劑60
(二)防蟲
對檔案害蟲應堅持以防為主、防重于治的指導思想。檔案庫房基本處于封閉和半封閉狀態,是一個可以人為控制的環境。通過檔案工作者對檔案加強管理、實施檔案保護技術,可有效防止或抑制害蟲的發生或減少發生次數。
1.保持庫房清潔衛生
清潔衛生防蟲就是根據檔案害蟲的生活習性,清除害蟲的滋生條件,而達到防蟲目的的一種方法。清潔衛生防蟲在害蟲的防治方面占有非常重要的位置,具有簡便易行、無毒、無損檔案等優點。
檔案害蟲一般都具有喜溫、喜濕、喜臟、喜陰暗等習性,破壞這些生態環境就會防止害蟲的生長發育,繁殖蔓延。因此搞好日常庫房衛生,堅持定期徹底清掃,做到庫內無雜物和其他廢棄物。具體措施如下:
第一,建立、健全庫內外清潔衛生制度,并認真貫徹執行。不清潔以及受害蟲感染的檔案材料、衣物不得入庫。工作人員入庫應換工作服、工作鞋;
第二,要經常保持四壁、天花板、地面和柜架清潔。保持庫房內無洞穴、縫隙。對庫內陰暗角落,應注意經常進行清掃;
第三,進入庫內的裝具用品要進行清洗殺蟲;
第四,庫房應安裝紗窗、紗門,門窗應嚴密,以防害蟲飛入。
2.搞好庫房溫、濕度管理
檔案害蟲是變溫動物,喜溫畏寒、喜濕畏干。將檔案庫房的溫度常年控制在24℃以下,相對濕度在60%以下,就可以阻止害蟲的發生。如果庫房中已發現害蟲,那么在此溫、濕度以下會抑制害蟲生長、發育和繁殖。
3.做好檔案入庫前的檢疫
檔案館的檔案來源于社會各個部門,各部門檔案的保護條件和保護措施又千差萬別,因此,檔案遭受蟲害的可能性和程度也不一樣。檔案害蟲隨著檔案的流通,在適宜的條件下,其卵會孵化出幼蟲,蛹羽化為成蟲,對檔案造成危害,因此,檔案入庫前的檢疫和殺蟲是防治害蟲發生的有效措施。為了保護館藏檔案不受害蟲感染,檔案入館前必須進行嚴格的檢疫工作。只有在經檢疫殺蟲之后,檔案才能入館。
4.定期檢查檔案
檔案入庫后,除了整理、編目、提供利用外,基本處于靜止狀態。若周圍環境適宜,則利于害蟲的生長、繁殖。定期檢查檔案既可及時發現蟲害,處理疫情,又可破壞害蟲的生態環境。檢查的過程也是翻動檔案的過程,它能夠破壞檔案害蟲安定的生態環境,若加上清掃可以驅除已有害蟲的蟲卵,對害蟲有一定的防治作用。
5.檔案館室內綠化應防蟲
檔案館室是廣大檔案工作者工作和學習的場所,是檔案利用者的閱讀場所。為了改善檔案館室的環境質量,常種植一些花草。花草在美化環境的同時,還容易受到害蟲的危害,有些危害植物的害蟲也危害檔案制成材料。
6.藥物防蟲
在檔案庫房及各種檔案裝具內放置有特殊的氣味或毒性的驅蟲藥劑,使藥物揮發出來的氣體在檔案周圍經常保持一定的濃度,害蟲不敢接近檔案,這種藥物稱為驅避劑。驅避劑對預防害蟲有一定作用。目前,我國大多數檔案館、檔案庫房都采用這種方法防蟲。
安全有效的驅蟲劑必須具備四個條件:
第一,對人體無不良刺激或毒害;
第二,對檔案制成材料無損害;
第三,能揮發或升華,容易擴散;
第四,價廉易得,使用方便。
(1)樟腦
樟腦是樟樹中所含有的一種化學物質,經過蒸餾、分離提煉而得。樟腦是一種雙環萜酮類物質,白色結晶體,由于沸點和熔點很接近,因此,極易升華。難溶于水,易溶于有機溶劑,化學性質穩定,有強烈的樟木氣味和辛辣的味道,在常溫下能夠自然揮發,可用于防蟲驅蟲。
(2)無公害新藥8489防蟲殺蟲劑
8489防蟲殺蟲劑是20世紀90年代研制出來的,由多種中草藥復合而成,具有揮發性強,氣味芬芳,對人畜無毒害,不污染環境,對紙張、字跡無不良影響,殺蟲效果好等優點。
8489防蟲殺蟲劑對檔案竊蠹、煙草蟲、藥材甲、黑毛皮蠹、谷蠹、蜚蠊、毛衣魚、書虱等害蟲均有較好的防蟲殺蟲作用,同時對檔案圖書庫內的害蟲有較好的熏蒸殺滅效果。該藥穿透力有限,對檔案圖書內部的鉆蛀性害蟲效果較差。
(3)靈香草植物性防蟲劑
靈香草又名陵香、廣香陵草、熏衣草,是報春花科多年草本植物。該草含揮發油,具有特別濃郁香氣、味苦,有強烈刺激性,有防蟲效果,對某些害蟲還有滯育作用。
防蟲劑對防蟲雖起到一定的作用,但完全依靠防蟲劑是不可靠的。應和其他措施結合使用,如加強溫濕度的管理,建立管理制度等來防止感染害蟲,并破壞害蟲的生態環境等。
六、特殊載體檔案保護
(一)照片檔案保護
常規的照片檔案是由膠片、照片和文字說明組成的。
1.膠片檔案的保管方法
(1)裝具材料
主要有紙質裝具、塑料裝具和金屬裝具。
2.存放形式
不同類型的膠片不得混裝或放入同一容器中,應保存在低溫、干燥的環境中,同時還應使環境空氣流通。
此外,不同規格的膠片也應以不同方式存放。卷式膠片應卷繞在片盤和片芯上,以卷為單位存放,卷與卷之間水平擺放;片式膠片可在特制的紙質或塑料制成的封套內存放,然后放入有抽屜的金屬拒內。膠片存放時不要捆夾或擠壓。
2.保存膠片的環境條件
(1)保持適宜的溫濕度
中華人民共和國國家標準《照片檔案管理規范》GB/T11821-89規定保存膠片的適宜溫濕度為:溫度13℃~15℃,相對濕度35%~45%;保存照片的適宜溫濕度為:溫度14℃~24℃,相對濕度45%~60%。庫房內晝夜溫度變化不應大于±3℃,濕度變化不能大于±5%。
(2)保持空氣清潔
保存膠片庫房應注意防有害氣體和灰塵。
(3)防光
光能破壞膠片檔案,使其耐久性下降。因此,保存膠片的檔案庫房應配備防光設備,避免光線直接照射到膠片檔案上。
(4)防霉
膠片庫房應特別注意有害微生物的防治。危害檔案的有害微生物在膠片檔案上一旦滋生,就會使圖像模糊,嚴重時膠片會粘連在一起,影像損壞,無法還原。
對膠片檔案造成破壞作用的檔案有害微生物多達十多種,所以選用的防霉劑應具有廣譜性。
(5)防火
火對膠片檔案的危害極大。膠片檔案即使在火災中幸存,高溫也會使膠片檔案的影像受損。為了預防膠片檔案庫房發生火災,應禁止攜帶火種進入庫房,庫房內嚴禁明火操作,庫房周圍也不能堆放易燃品。膠片庫房要配備足夠的消防滅火器材和專用電盤電器裝置,并建立嚴密的防火制度,消除一切火災隱患,以保證膠片檔案的安全。
3.建立嚴格的入庫和定期檢查制度
(1)建立嚴格的入庫制度
一是膠片入庫前的檢查。主要檢查膠片上是否有指紋、油污,膠片是否受潮發霉,膠片中是否夾帶易燃物等。對有缺陷的膠片,要做好檢查記錄,以便隔離和及時修復。
二是入庫前的技術處理。對于需要永久保存的入庫膠片最好重新清洗,使影像質量達到長期保存標準。清洗液的配方為:500毫升水和3%的氨水100毫升相混后,加水至1000毫升;溶液現用現配,配制時用廣口瓶,清洗時先把膠片在清洗液中浸泡5分鐘,再用水洗5分鐘,晾干即可。
(2)建立入庫后膠片檔案的抽樣檢查制度
為了使膠片壽命延長,改善其保存環境,抽樣檢查是不可缺少的。一般膠片應每隔半年抽查一次,貯存條件好的膠片庫房也可每隔一年或兩年抽查一次,在抽查過程中,若發現問題要及時處理,同時也為膠片合理保管積累經驗。
具體檢查內容有:
第一,膠片是否形變,如齒孔尺寸有無變化、片基是否卷曲、脆化、斷裂或膠片是否粘連。
第二,膠片是否發生化學變化,如片基是否變黃、有斑點、退色,膠片上是否粘有灰塵和霉斑
第三,包裝材料是否變質,如紙盒是否變色、脆裂,金屬容器是否腐蝕等。
4.膠片檔案在利用過程中的保護
膠片借閱中應建立合理的借閱制度,幫助讀者掌握正確的閱讀規則。取拿膠片應戴棉手套,并且只能接觸膠片邊緣部分,以免留下指紋和劃痕;取拿膠卷不要握得太緊,更不能手握膠卷一端向外抽拉,這樣會使乳劑層互相磨擦而損傷;堅持提供復制片的利用制度,禁止直接利用原膠片。
(二)磁性載體檔案的保護
1.保持適宜的環境條件
(1)保持適宜的溫濕度
國家檔案局于1996年2月26日頒布的中華人民共和國行業標準《磁性載體檔案管理與保護規范》DA/T15-95,磁性載體檔案庫房應在溫度15℃~27℃、相對濕度40%~60%范圍內選定一組值,一旦選定,在24小時內溫度變化不得超過±3℃、相對濕度變化不得超過±5%。最佳環境溫度是18℃、相對濕度是40%。
(2)防磁
當外磁場強度超過50奧斯特就有可能將磁性載體上的信息抹掉。電動機、發電機、變壓器等電機設備均含磁場,而且強度大多超過1500奧斯特,足以抹掉磁記錄載體材料上的信息。此外,還有一些設備,如放大器、電源裝置、話筒、耳機、電視機、揚聲器、消磁器等也會削弱磁記錄信號,增加雜音。所以磁性載體檔案存放環境一定要遠離這些設備。
磁性載體檔案在貯存和使用過程中要嚴防外來磁場的干擾。切忌把磁記錄材料放在帶有磁場或可能產生磁場的物體或設備附近。
(3)保持空氣清潔,避免污損磁性載體表面
磁性載體材料在使用時,是以一定速度在不停地轉動,對于磁帶來說,帶基之間相互磨擦次數多,會使帶基表面溫度升高。在這種使用狀況下,如果磁帶表面沾上灰塵、有害氣體及磁帶自身脫落的磁粉顆粒,在壓力下被卷入磁帶中,會使重放信號跌落,噪音增大,甚至由于磁粉或灰塵顆粒摻入磁頭縫隙造成磁短路,使信號無法重放出來。
(4)防霉
霉菌一旦在磁性載體上滋生,分泌出的酸和酶,將導致磁性載體機械強度下降,磁粉脫落、帶基相互粘連或脆化,信號丟失或失真。所以檔案庫房應注意防霉。
(5)防光與防火
光對磁性載體檔案有很大的破壞作用,因此,應避免陽光直接照射磁性載體檔案。
保存磁性載體檔案的裝具和庫房應使用耐火材料,庫內及附近嚴禁有易燃物品;庫房內應嚴禁明火;庫房中應配備二氧化碳滅火器等滅火設備;對重要檔案應專柜存放。
2.利用中的保護
(1)磁帶利用中的保護
①利用前應檢查磁帶卷繞情況,若卷繞太松可用鉛筆插入帶盤齒輪卷好再用。
②利用磁帶時先檢查所用機器狀況,并掌握機器的使用方法,正確使用磁性載體檔案的設備。
③利用磁帶時,周圍環境的溫濕度與庫房的溫濕度相差范圍,溫度不應超過±3℃,濕度不應超過±5%,否則,應在使用前,將磁帶在使用環境中平衡24小時以上。在使用前應將磁帶按正常速度全程進帶、倒帶各兩次。
④ 經常保持閱覽環境的清潔無污染,并保持磁性載體檔案和播放設備的清潔,減少不必要的磨損。
(2)軟磁盤利用中的保護
軟磁盤具有體積小、重量輕、成本低、高密度和可擦寫等特點,能隨時存取信息。但軟磁盤記錄的信息通常難以長久保存,因此必須有針對性地采取保護措施。
①科學地利用軟磁盤。
②計算機病毒的防治。
③防止利用過程中信息的損壞。
④嚴格的安全操作措施。把重要的軟盤信息定期復制存檔,備份異地保存,避免因病毒的破壞而不易恢復,可將損失降到最小程度。
3.建立嚴格的管理制度
(1)入庫前的檢查和處理
磁帶在貯存前,應檢查磁帶纏繞是否平整規范,不能有折皺、彎曲和邊緣損壞現象。
 接收軟磁盤時,必須在專用的計算機上嚴格檢查有無病毒,如果發現病毒應進行徹底殺毒。接收軟磁盤時還應復制雙份或多份備存,其中一套專門用于保存而不提供利用,這樣一方面可防止意外事故的損失,同時還可以應付軟盤在使用過程中信息的損壞。
(2)建立定期倒帶和復制制度
對于長期存放的磁帶卷繞松緊要適當,最好以記錄或重放速度重新卷繞一次再存放。卷繞過緊,高溫下易形變、粘連和增大復印效應;卷繞過松,使用中易出現滑動,快速卷帶邊緣不易卷齊。
另外,磁帶一般每隔3年半重新卷繞一次,以釋放其內壓力,同時還可以減少磁帶的幾何形變、粘連及彈性疲勞。卷繞時應以放音速度運行,不可快進、快倒,保持帶基張力1.7牛頓~2.2牛頓,倒帶時應在溫度18℃±1℃,相對溫度為40%±5%環境下進行。因此,在最佳的保存環境和使用條件下,磁帶平均有效壽命僅有10年~20年左右,為了保持磁帶上記錄信息的安全,必須定期對存檔磁帶進行復制。
   軟磁盤信息的保存時間也是有限的,在正常情況下只能保存20年。為了使軟磁盤信息能長久保存,應定期對磁盤信息進行拷貝復制,拷貝復制時應使用質量好的軟盤,以使軟磁盤上的信息長久保存。
具體做法是:對于正常保存的磁性載體檔案,可每10年復制一次;極重要磁性載體檔案的復制周期由保存單位自定。
(3)正確存放
磁帶卷好后,放入特制的盒中,豎直放在專用磁帶架或柜上,使其受力均勻,避免磁帶卷邊或變形,磁帶重心落在帶盤芯上,可以避免因卷繞松弛造成磁帶橫向損傷。
軟磁盤應豎放在專用的硬質軟盤盒中,—方面可以避免擠壓,另一方面可起到一定的防塵作用。
(4)定期檢查
定期檢查及清洗磁帶機和軟盤驅動器,嚴格遵守操作規程使用磁性載體材料。對數字磁記錄載體每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗,抽樣率不低于10%,若發現問題應及時采取恢復措施。
磁帶的檢查。對庫存的磁帶要定期進行物理性能和電磁性能檢查,檢查磁帶
是否變形、粘連、斷裂,磁粉是否脫落、霉變等。
每年對磁帶檔案按3%的比例隨機抽樣檢查,如發現永久誤差,則應對整套磁性載體檔案重新檢查,對發生永久性誤差的磁帶檔案進行復制。
軟磁盤的檢查。如果發現軟磁盤出現長霉、劃傷、變形等質量問題,應作相應的技術處理,必要時應及時將信息拷貝到新的軟磁盤上。定期檢查,以便及時發現問題。長期不用的軟磁盤應定期運行,以防盤片長霉。
此外,還要檢查信息的可讀性。隨著計算機技術的飛速發展,信息的記錄載體,如軟磁盤的規格和軟件系統均在不斷變化,為此,所保存的軟磁盤的載體形式和軟件系統也應隨之轉化,以保證信息的持續可讀取性。
4.硬磁盤的保護
硬磁盤的損壞大約70%是人為操作不當造成的。因此對硬磁盤預防性維護是十分必要的。在使用過程中,由于計算機使用不當、電源不穩定、空氣污染、環境溫度波動過大及計算機病毒等因素影響硬磁盤的使用壽命。為了有效地延長硬磁盤的壽命,在使用過程中應注意以下幾點:
(1)保持適宜的溫濕度
(2) 保持空氣清潔
(3)減少震動沖擊,防止磁場影響
(4)避免隨意關機和頻繁啟動
(5)保持電源穩定
(6)防止計算機病毒的危害
(三)光盤檔案的保護
光盤檔案壽命短,不易保存,一旦出錯,則無法讀取信息。因此,應采取有效的措施,加強對光盤檔案的保護。
1.正確保存,防止物理和化學損傷
為了避免光盤的物理和化學損傷,應減少使用次數。光盤壽命的長短,與光盤累計使用時間的長短息息相關。激光光能對光盤制成材料穩定性的影響,是隨光盤累計使用時間的延長而加大的。
2.保持適宜的溫濕度
最適宜光盤長期保存的溫濕度環境是低溫干燥、恒溫恒濕的環境。光盤保存比較適宜的溫度范圍是14℃~24℃,較適宜的相對濕度范圍是45%~60%,且每天溫度的變動不應超過±2℃,濕度每天的變化范圍不應超過±5%。
3.保持環境空氣清潔
在每次拿取光盤時,只能接觸光盤的內外沿,不能觸摸光盤的數據區,以免油漬、汗漬和指紋粘在讀取面的數據讀取區。在光盤使用完畢后應立即放回到盤盒中避免灰塵、異物的污染。
4.正確使用和存放光盤
光盤從光驅中取出后,最好是保存在質地優良的光盤保護盒中豎直存放,不能用商店里賣的塑料套保管光盤,在不適宜的溫濕度條件下,它會與光盤粘連,也不能將光盤夾于書頁之間存放,因為不光滑的紙頁會對光盤造成輕微的劃傷。光盤在存放過程中也要注意防光,日光的過分照射會造成光盤變形和加速毀壞。
5.建立合理的管理制度
對入庫的光盤要檢查,只有符合保管要求的光盤檔案才能接收入庫。庫房管理人員應隨時掌握庫房內光盤檔案的保存狀況,建立檢查制度,以便了解不同保存時間光盤的變化情況。對檢查中發現的問題應及時處理,并將每次檢查和處理的結果記錄下來。在目前的技術條件下,光盤還不能長期保存。為了保持光盤上的檔案信息不被丟失,光盤在正常的保存環境中,應每隔10年~15年復制一次。

思考題:
1。針對鄭州春季干燥多風沙的氣候特征,檔案部門應采取哪些保護措施?
 2.簡述檔案庫房的防光措施。


 

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