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歸檔文件整理規則
更新時間:2011-3-9


1范圍

本標準規定了歸檔文件整理的原則和方法。

本標準適用于各級機關、團體和其他社會組織。

2定義

本標準采用下列定義。

2·1歸檔文件

立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件

材料。

2·2歸檔文件整理

將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒,使之有序化的

過程。      

2·3

歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附

件為一件,原件與復制作為一件,轉發文與被轉發文為一件,報表、名冊、圖冊等一冊

()為一件,來文與復文可為一件。

3整理原則

遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系,區分不同價值,便于保管和利用。

4質量要求

4·1歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整,字跡模糊或易退變的文件應予復制。

4·2整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

5整理方法

5·1裝訂

歸檔文件應按件裝訂。裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件

在前,復制件在后;轉發文在前,被轉發文在后;來文與復文作為一件時,復文在前,來

文在后。

5·2分類

歸檔文件可以采用年度-機構(問題)-保管期限或保管期限一年度-機構(問題)

等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。

5·2·1按年度分類

將文件按其形成年度分類。

5·2·2按保管期限分類

將文件按劃定的保管期限分類。

5·2·3按機構(問題)分類

將文件按其形成或承辦機構 (問題)分類 (本項可以視情況予以取舍)

5·3排列

   歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內,按事由結合時間、重要程度等排列。會

議文件、統計程表等成套性文件可集中排列。

5·4編號

   歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號,在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔

章并填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項,并可設置機

(問題)等選擇項 (見圖Al。圖示中"*"號欄為選擇項,不選用時無須設置。以下同)

5·4·1全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號。

5·4·2年度:文件形成年度,以四位阿拉伯數字標注公元紀年,如1978

5·4·3保管期限:歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。

5·4·4件號:文件的排列順序號。

  件號包括室編件號和館編件號,分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編

件號的編制方法為:在分類方案的最低一級類目內,按文件排列順序從"1"開始標注。

館編件號按進館要求標注。

 5·4·5機構 (問題):作為分類方案類目的機構 (問題)名稱或規范化簡稱。

 5·5編目

     歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

 5·5·1歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時,只對復文進行編目。歸檔文件目

 錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目(見圖A2)

 5·51·1件號:填寫室編件號。

 5·5·1·2責任者:制發文件的組織或個人,即文件的發文機關或署名者。

 5·5·1·3文號:文件的發文字號。

 5·5·1·4題名:文件標題。沒有標題或標題不規范的,可自擬標題,外加 "[ ]"號。

 5·5·1·5日期:文件的形成時間,以8位阿拉伯數字標注年月日,如19990909

 5·5·1·6頁數:每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。

 5·5·1·7備注:注釋文件需說明的情況。

5·5·2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4 (長╳寬297mm2lOmm)

5·5·3歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名

稱、年度、保管期限、機構 (問題)等項目(見圖A3)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱,填寫時應使用全稱或規范化簡稱。 

5·6裝盒

   將歸檔文件按室編件號順序裝人檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。

5·6·1檔案盒

56·1·1檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為31Omm22Omm(長╳寬)

盒脊厚度可以根據需要設置為2Omm3Omm4Omm (見圖A4(a))

5·6·1·2檔案盒應根據擺放方式的不同,在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項,并可設置機構 (問題)等選擇項 (見圖A4(b)、圖A4(c))。其

中,起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號,中間用"-"號連接,盒號

即檔案盒的排列順序號,在檔案移交迸館時按進館要求編制。

5·6·1·3檔案盒應采用無酸紙制作。

5·6·2備考表

   備考表置于盒內文件之后,項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期

5·6·2·1盒內文件情況說明:填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

5·6·2·2整理人:負責整理歸檔文件的人員姓名。

5·6·2·3檢查人:負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。

5·6·2·4日期:歸檔文件整理完畢的日期。

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