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檔案館檔案接收標準
更新時間:2011-3-9

為確保檔案的完整和進館檔案的質量,實現檔案管理標準化、規范化、科學化和現代化。根據《中華人民共和國法》、《檔案法實施辦法》等法律、法規,結合我市實際情況,特重新制定本標準:

一、接收范圍和內容

(一)接收范圍:

接收本市范圍內各個時期各類各級機關、團體,以及具有代表性、典型性的企事業單位和經過協商確定的知名人士、著名家族等檔案材料,具體接收范圍按2004年重新確定的余姚市檔案館接收名冊執行。

(二)、接收內容:

1、接收列入進館范圍內的反映各立檔單位具有永久長期保存價值的各個門類(文書、統計、會計、科技、聲像、實物、專門等檔案)和知名人士、著名家族等的檔案材料。載體包括(紙質、錄音帶、錄像帶、膠片、光盤、照片、影片等形式檔案)。

2、檢索工具:

①案卷目錄(一式二份);

②全宗介紹(一式二份);

③電子目錄(標準見附件);

④案卷文件目錄(不作強求);

⑤其他各類檢索工作(不作強求)。

3、匯編材料:

①組織沿革;

②本地區、本系統的各類基礎數字匯編;

③大事記、年鑒;

④專業志或地方史志;

⑤有關本地區、本專業的其他匯編材料。

二、檔案質量標準:

(一)文書檔案

1、分類清楚:按全宗整理移交檔案,一個全宗應按統一的分類方案,保持一致性和連續性,分類清楚。

2、保管期限劃分準確:按照國家檔案局發布的檔案保管期限的規定,準確鑒定文件的保管價值,區分永久、長期、短期三種期限。

3、組卷符合要求:根據文件的形成規律,并保持文件之間的歷史聯系,靈活運用立卷特征,按照文件的不同價值、數量進行組卷,便于保管和利用。

4、卷內文件排列條理:卷內文件排列要條理系統,保持文件之間的聯系,使之成為一個有機整體,一般可按時間順序或重要程度排列。

5、編寫頁號或件號:對裝訂的案卷,不論單面或雙面書寫文件,凡是有字的,均以頁為單位編號,空白面不編頁號。如果卷內只有一件印件,已有頁碼,可不再編頁號。編號位置在文件正面的右上角、背面的左上角。

6、填寫卷內文件目錄和卷內備考表:進館檔案必須全部填寫卷內文件目錄,文件題名不能隨意更改和簡化,沒有題名或題名不能說明文件內容的,應擬寫題名,外加“[ ]”;頁號的填寫,應填寫每件文件的首頁號;備考表立卷人、檢查人要簽名,以示負責,日期填寫立卷完成的時間,如有其他需說明的問題,也填寫在備考表內。

7、填寫案卷封面:案卷封面用毛筆或鋼筆正楷書寫,字跡工整、清晰;全宗名稱要寫單位的全稱或通用簡稱;案卷題名要簡明(一般不超過50個字),確切全面、概括地反映卷內文件內容;起止年月應填寫卷內文件最早至最遲時間,用阿拉伯數字填寫。

8、案卷裝訂與文件修復:案卷內無金屬物,對破損和小于16開的紙張要進行托裱修復。

(二)科技檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》執行。

(三)會計檔案經過鑒定后,抽取出其中的六種材料,包括有:土地征用及重大固定資產的買賣單據;歷年工資名冊;未了結的債權債務單據;交通肇事、工傷事故的處理單據;涉外(含港、澳、臺地區)的會計材料;有必要延長保管期限的其它會計材料。然后按照會計檔案立卷要求,重新裝訂成冊,排列在對應保管期限的其他各類檔案后。

(四)照片檔案按照《照片檔案管理規范》執行。

(五)各類專業(專門)檔案按照國家檔案局和有關專業主管機關共同制定的標準執行。

(六)各類檔案的案卷應統一排列。

三、電子檔案接收要求:

(一)歸檔內容:凡是紙質檔案或其他形式載體的檔案均應按照檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。

(二)歸檔范圍:電子文件的歸檔范圍應參照國家紙質文件材料或其他形式載體材料歸檔的有關規定執行,并應包括相應的背景信息和電子文件產生及運行過程中的元數據。

(三)保管期限和密級劃分:電子文件的保管期限和密級劃分應參照國家紙質文件材料或其他形式載體材料密級和保管期限的有關規定執行。電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致,應當在電子文件的機讀目錄上逐件標注保管期限的標識。

(四)質量要求:要重點檢查其可讀性和完整性,記錄的字節數、檢索拷貝在載體上的,還要看其介質是否完好無損,必要時進行全面檢查,確保測試無病毒和檔案內容的準確完整,合格率達到100%時方可進行交接。凡檢驗不合格的,由形成部門負責重新制作。

(五)移交方式:一般根據檔案進館工作的實際情況與紙質檔案或其他載體的檔案同時移交,移交形式可以是交接雙方之間進行存儲載體傳遞,條件允許的情況下也可隨時接收現行文件的電子檔案。在已聯網的情況下,電子檔案的移交和接收工作可在網絡上進行,但仍需履行相應的手續。

四、接收手續和期限

(一)凡在本單位保存滿10年的檔案,應向檔案館提出移交申請,市檔案館可根據實際情況酌情處理,待驗收合格后,才能接收進館。

(二)接收時移交單位用專車專人送至檔案館,交接雙方按目錄逐卷(件)清點,珍貴檔案應逐頁清點。

(三)交接清點無誤,雙方應在檔案移交文據上簽字蓋章,文據一式三份,一份退移交單位,保存在全宗卷內。

市檔案館以前所訂標準與此有矛盾之處,均以本標準為準。

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